Осторожно, хронофаги!

I'm Muzzy! No, I'm big Muzzy! I eat clock...

Думаю, многие из нас помнят этого замечательного персонажа и его предпочтения в еде. Для тех, кто не помнит - это Muzzy, герой мультсериала. Он отличался тем, что очень любил есть часы. Вряд ли Вы встретите в жизни подобных очаровательных монстров, но зато каждому встречались персонажи, которые вместо невинных механизмов поглощали само время. Ваше время. Иногда это не люди, а сайты, игры, занятия... Я называю всех их  хронофагами. В этой статье я хочу поговорить о людях, поскольку с сайтами, я думаю, Вы и без меня справитесь.

В одной из заметок я уже писал про один из методов их функционирования - выбивание Вас из потока кучей мелких задачек. Сейчас хотелось бы поговорить о более общей проблеме - пожирании времени как таковом. Какие люди и/или дела могут беспощадно растерзать Ваши временные ресурсы, как от них защититься и как самому не стать хронофагом. Об этом и пойдет дальше речь.

Проблема организации времени, более ценного и правильного его использования актуальна практически для всех. Кто-то нашел свои методы, кто-то находится в процессе поисков. Написаны сотни книг, рассказывающих о правильной организации этого бесценного и невосполнимого ресурса. Мне тоже хочется добавить свои 5 копеек к этой массе. Надеюсь, они лишними не будут. Конечно, управлять временем нельзя - оно нам неподвластно. Но терминология уже устоялась и менять ее мы не будем. Пусть живет как есть. А мы будем управлять своим ресурсом времени, собой. Ведь собой-то мы способны управлять, правда? Или не всегда? Давайте разбираться.

Хочу отметить, что в этой статье я не буду необходимости касаться конкретного инструментария тайм-менеджмента - это можно оставить на другие статьи. Сейчас я хочу коснуться вопросов внутренней организации себя, любимого. И как не дать другим слишком сильно управлять Вашим самым ценным ресурсом. Что в целом одно и то же.

Итак, приступим. Кто же такие эти самые Хронофаги? Это, как правило, люди совершенно не злые. Зачастую даже душевные. Вот только эта душевность выходит Вам боком. Такой человек может подсесть к Вам потрепаться о чем-нибудь, прислать ссылку на очередное видео на youtube, постучаться в аську или еще как-то с Вами провзаимодействовать. Не успеешь оглянуться, а час прошел... В общем-то в переключениях нет ничего плохого, это даже полезно. И социальные активности - непременный атрибут нормального человека. Но некоторые люди этим, к сожалению, злоупотребляют. В какой-то момент я попробовал зафиксировать затраты рабочего времени на подобные занятия и ужаснулся. Даже с учетом того, что я не особо люблю всякую болтовню, в среднем за время наблюдений у меня уходило ощутимо больше часа в день на подобные отвлечения. 

Другой механизм поглощения Вашего времени - это какие-то рабочие взаимодействия. Предположим, Вы работаете над некоторым проектом. И тут кто-то пишет Вам письмо. У Вас выпрыгивает конвертик на рабочем столе и вот Вы уже переключились, уже занялись прочтением этого письма. Полетело время... А задача, над которой Вы работали так и не закончена... Конечно, я не призываю игнорировать письма коллег. Но вот всплывающие оповещения я отключил. Если дело действительно срочное, к письму прилагается телефонный звонок. По крайней мере у меня.

Думаю, в целом механизм более-менее понятен. Теперь давайте посмотрим как можно организовать свою рабочую жизнь так, чтобы минимизировать растраты времени на незапланированные взаимодействия.

Прежде всего самоорганизация потребует определенных усилий и выдержки. В первое время она может вызывать даже серьезное беспокойство. Через это придется пройти. Зато на выходе Вы получите прекрасный приз - время, которое можно потратить на что-то более полезное и/или приятное, чем пустая болтовня или очередной ролик про смешных котов. 

Итак, какие меры применяю для организации спокойных взаимодействий я.

1. Отключить лишние раздражители - всплывающие оповещения от Outlook, GTalk, ICQ и прочих мессенджеров. Самый правильный статус в основное время - занят. Это сильно сокращает количество незапланированных раздражителей. Когда у Вас запланированный перерыв, спокойно наслаждайтесь общением. Даже если оно выйдет за стандартные (для меня) 5 минут, это отнимет у Вас гораздо меньше времени, чем могло бы.

2. Постараться нарезать работу часовыми блоками, между которыми как раз можно посидеть, походить, потрепаться и заняться прочими, но крайне необязательными социальными активностями. Кстати, вокруг меня люди, которые еще не пользуются тайм-менеджерскими техниками, тоже стали подгонять (думаю, бессознательно) многие активности к ровным часам. Как-то оно само так получается. Я для этого использую программный прерыватель. Каждый час выпрыгивает всплывающее окно о необходимости сделать перерыв.

3. Сделать себе определенные моменты просмотра почты. И не беспокоиться о почте в остальные моменты. Я внутри часового блока обычно не вчитываюсь в содержание писем. Даже если письмо приходит, и я его вижу (у меня Outlook  - основной источник  и трекер задач), я просто помечаю письмо "флажком" без категории - разобрать в следующей итерации обработки почты. Обычно в начале очередного блока я просматриваю почту и приоритезирую задачи, исходя из их срочности и важности по методу квадрата Эйзенхауэра, о котором я уже писал. И в соответствии с ним же либо переправляю задачи подчиненным, либо делаю что-то сам. Да поможет Вам Дэвид Аллен.

4. Четко формулировать задачи. Когда у Вас есть четкий список задач, разделенных по каким-либо категориям и аккуратно сформулированным, Вам становится очень просто планировать дальнейшие действия.

5. Заложить определенное время на решение стандартных рутинных задач. Например, у меня есть выделенный час в неделю на разбор документов. До этого момента все бумаги складываются в папку "разобрать". Я точно знаю когда у меня будет выделенное под это время и именно в это время занимаюсь бумажной работой. Исключения бывают, но их немного.

Следующим пунктом давайте посмотрим как распределяется время менеджера. Цифры в диаграмме распределения взяты с потолка, у каждого они сильно свои.

И давайте посмотрим что входит в те или иные области менеджерской деятельности.

1. Персональные задачи. Сюда относятся задачи собственного развития, подготовка к проектам, работа с подрядчиками и т.д.

2. Требования руководства. Практически у всех есть начальство. Тут деваться некуда.

3. Работа с подчиненными. Естественно, речь идет не о том, чтобы с людьми нянчиться. Про это написано в одной из моих любимых статей - "Менеджер и его время, или Кому достанется обезьяна?". Но, тем не менее, подчиненные требуют определенного внимания и заботы. В конце концов, работа менеджера в значительной мере в том и состоит, чтобы обеспечить работу подчиненных.

4. Требования коллег или требования системы. Разнообразные задачки могут сваливаться не только сверху и снизу, но и сбоку. Различные просьбы коллег-менеджеров, различные смежные задачи, разговорчики и прочие активности могут съедать немало времени. Но они однозначно нужны, поскольку мы все еще работаем с людьми, а значит soft skills и связанных с ними временных затрат еще никто не отменял. Тем более, что Вы тоже наверняка нуждаетесь в периодической помощи коллег. Я вот нуждаюсь.

5. Прочее. Сюда я сгруппировал все остальные, менее важные активности. Думаю, что у всех они есть.

В каждом из этих пунктов у нас могут появиться "утечки времени". С ними необходимо бороться, если они не приносят каких-то полезных или хотя бы приятных результатов. А могут появляться и поглотители времени. Я предполагаю, что Вы, раз уж пришли читать этот блог, человек умный и серьезный. Поэтому про глупые утечки мы говорить не будем. Тем более, что их может быть безумно много, хороших и разных.

Давайте посмотрим как можно в каждой из категорий оптимизировать свое время.

1. Персональные задачи. На них обязательно нужно выделять фрагмент времени. Я в этом совершенно уверен. Если Вы не бежите вперед изо всех сил, то будете двигаться назад. Прямо как в Зазеркалье. Не дайте раздражителям и другим активностям отобрать у Вас этот фрагмент времени. Я не раз видел людей, которые пренебрегают этим пунктом. Как правило, через некоторое время они начинают тонуть в рутине. Кроме всего прочего, не забывайте писать планы. Помогает, даже если план не удается воплотить в жизнь. По крайней мере, задачи структурируются.

2. Требования руководства. Ими, конечно, пренебрегать нельзя. Но не всегда задача, пришедшая "сверху" имеет наивысший приоритет. Нужно быть аккуратным с этими задачами. Если честно, я их ставлю в общую очередь. Внутри категории они обычно имеют приоритет, но тоже не всегда. Обязательно классифицируйте их правильно. Это поможет выполнять и все другие (тоже важные) разделы времени.

3. Работа с подчиненными. Планируйте. И приучайте своих сотрудников писать письма. Письма помогают сгруппировать работу над задачами в некоторые более разумные блоки. Кроме того, когда человек пытается сформулировать свою беду, он часто сам находит ее решение. Не зря говорят, что хорошо заданный вопрос - уже половина ответа. Исключениями могут быть срочные вопросы по срочным задачам. Ими пренебрегать нельзя. Ну и, конечно, постарайтесь приучить своих сотрудников к бережливому отношению ко времени. И Вам легче, и им в жизни пригодится.

4. Требования коллег или требования системы. Здесь все просто и почти так же, как и в требованиях руководства. Горизонтальными коммуникациями пренебрегать нельзя. Но и давать им себя поглотить - тоже. Опять же, Квадрат Эйзенхауэра Вам в помощь. Только не забудьте выяснить насколько важной и насколько срочной является та или иная задача для коллеги. Иногда общий результат бывает важнее лично Вашей эффективности.

5. Прочие задачи. Их я обычно концентрирую в освободившихся от хронофагов сегментах времени.

И еще один важный момент. Относитесь бережно не только к своему, но и к чужому времени. И будет Вам счастье.

А вокруг Вас есть хронофаги?

Удачи Вам!