Страницы

четверг, 22 июля 2010 г.

О пустяках или как выиграть часы жизни

Знаете, есть такое высказывание: "Это была та соломинка, которая переломила спину верблюда". И о ней в контексте управления я хочу сегодня поговорить.

Иногда в процессе работы Ваши лучшие "верблюды" (читай наиболее эффективные сотрудники) оказываются напрочь перегружены огромной кипой задач. Зачастую каждая из задач не стоит выеденного яйца и делается за пять минут. Поскольку Вы прекрасно понимаете, что это за задача, откуда она взялась и что с ней нужно сделать, Вам кажется, что человек выполнит ее легко и непринужденно, "задней левой". И когда человек выполняет задачу позже намеченного срока или некачественно, Вы начинаете роптать: "вот-де, совсем парень зажрался/испортился/обленился...". И вот тут закопаны огроменные грабли, по которым с упорством фанатиков топчется огромное количество менеджеров. Буквально стадами ходят, не разбирая дороги. Что совсем печально, на эти грабли наступают как молодые, еще толком не оперившиеся менеджеры, так и умудренные опытом ветераны.



Самое обидное заключается в том, что эта самая очередная "задача на 5 минут" запросто может переломить хребет мотивации сотрудника. И хорошо еще, если только мотивации. Сотрудник - он же не менеджер, он в вопросах мотивации разбираться не обязан. Это задача менеджера правильно мотивировать и загружать людей. И контролировать перегрузку, если таковая возникает.

Давайте подумаем, почему же элементарная задача может вызвать такие неэлементарные проблемы. Предположим, что у нас есть специалист относительно широкого профиля. Сейчас модно иметь таких в команде. И предположим, что тоже вполне вероятно, занятость такого человека в некотором количестве проектов. А теперь давайте посмотрим, как обычно выглядит работа такого человека. Прежде всего, ему постоянно нужно держать в голове состояние нескольких проектов и ближайшие действия по этим проектам. Плюс к этому в нашей постоянно меняющейся обстановке по каждому из проектов ему постоянно приходит некоторый поток мелких дополнительных задач. Каждая из этих "бонусных" задач, как правило, очень маленькая. И делается за 5 минут. Да-да, это та самая "соломинка", о которой и пойдет разговор. А здесь есть подвох. Если задачка относится к какому либо проекту и сфере деятельности нашего сотрудника, то, скорее всего, она будет выполнена действительно за 5 минут. Но только в контексте проекта! Дело в том, что для быстрого и качественного выполнения задачи необходимо бывает "переключить контекст", то есть извлечь из долговременной памяти детали проекта, вспомнить связи больших задач между собой, ценности проекта, людей, в проект вовлеченных, ну и далее в том же духе.

Когда человек не находится в контексте проекта, случается так, что это самое переключение контекста может занимать времени гораздо больше, чем сама задача. Вот здесь, кстати, есть хорошая статья по поводу многозадачности и ее вреда. Там приведены графики и картинки, которые я не очень хочу тащить в свои размышления.

Вот так и получается, что выполнение "задачи на 5 минут" может отнять у сотрудника гораздо больше времени. Или занять 5 минут, но результат будет, мягко говоря, не слишком хорош...

А кроме этого есть еще одна наиважнейшая проблема. Если уж мы говорим о "лучших сотрудниках", то мы должны помнить про его высокую мотивацию на работу и достаточно высокую самооценку. Оба фактора критично важны для того, чтобы сотрудник был действительно эффективен. Теперь давайте взглянем что происходит с человеком, которому постоянно насыпают в дополнение к основным еще и кучку подобных пятиминутных задач. Человек при хорошем раскладе должен быть занят основной работой 60-70% времени. Тогда у него остается время на прочие задачи и небольшие фрагменты отдыха. Исключаем передышки, которые совершенно необходимы для нормальной работы (30-40 минут в день). Таким образом, на выполнение всевозможных дополнительных задач у него остается где-то 2-2,5 часа, не больше. Добавим сюда телефонные звонки, почту, отвлекающие маневры коллег и прочие накладные расходы. Получается, что у нас остается где-то около 1-1,5 часа, которые наш сотрудник может потратить на решение "задач на 5 минут".

Предположим, каждая такая задача действительно занимает 5 минут. И предположим, что человек задачи будет выполнять по мере их поступления, т.е. в произвольные моменты времени. Переключение контекста займет никак не менее 10-15 минут для сколь-нибудь сложного окружения. Итого, получается, что при самом идеальном раскладе сотрудник, загруженный основной работой на 60% (!) может реально выполнить не более 4-6 (!!!) 5-минутных задач вместо планируемых 12-18. Здорово, правда?

А теперь подумайте, как себя чувствуют обе стороны - менеджер и подчиненный. У нас есть отличный сотрудник с высокой самомотивацией и правильным мнением о собственном профессионализме. Есть менеджер, который тоже высокого мнения о сотруднике. Менеджер рассчитывает хотя бы на 10 задачек в день. Сотрудник может сделать 6. Как результат, он начинает задерживаться на работе, уставать сверх меры, терять уверенность в себе и мотивацию, поскольку ну никак не может справиться с простыми задачами и тратит на них фантастическое количество времени. В дополнение человек закапывается в рутине и зачастую оказывается неспособен выполнить свою основную работу на том уровне, на котором должен. А компания за это еще и платит ему как высококвалифицированному профессионалу. В итоге все несчастны - и сотрудник, и менеджер, и компания...

Очень надеюсь, что я умудрился вас напугать. А теперь будут только хорошие новости.
Хорошая новость №1. Не все так плохо! Эту проблему можно эффективно решить.
Хорошая новость №2. Я расскажу как это сделать.

Давайте по порядку.

Хорошая новость №1. Не все так плохо!
В данном случае я исходил из предположения, что человек у нас получает задачи в рамках каких-либо своих проектов, но получает их разрозненно, в течение дня и даже разными путями - телефон, почта, устные задания. Естественно, что мелкие задачи хочется решить сразу. И человек начинает переключать контекст. А это вызывает совершенно неразумные затраты времени. В то же время, если контекст переключать не требуется, то мы смело можем исключить 10 минут, затрачиваемые на этот процесс, из всех расчетов. Например, если человек занимается в данный момент проектом X и ему приходит задача по проекту X, то задачу он сделает за 5 минут. Сделает качественно и аккуратно, той самой "левой задней" и не потеряет времени на обратное переключение. Правда здорово? Вот бы все задачи приходили по одному единственному проекту, над которым работает человек... Тогда бы он мог выполнить искомый десяток задач, да еще и кофе попить. И это без потери мотивации и самоуважения. А хорошая новость в том, что это можно устроить.

Хорошая новость №2. Как это сделать?
Алгоритм, на самом деле, очевиден и лежит на поверхности. Вы, как менеджер, должны создать некую систему управления проектами и мелкими задачами, к ним относящимися. Это может быть что угодно - файл в Excel или развесистая система. Это в рамках подхода совершенно не важно. Важно, чтобы мелкие задачи не попадали человеку напрямую за исключением моментов, когда ДЕЙСТВИТЕЛЬНО необходимо выполнить работу немедленно.

Задачи должны фиксироваться в некотором списке задач, относящихся к данному проекту или области работы. При этом важно, чтобы мелкие задачи не путались с крупными. Иначе возникает путаница и бардак, приводящий к серьезному ущербу для основной деятельности. Мелкие задачки нужно выделять, например, на отдельный лист файла Excel, относящийся к данному проекту. Задачки не должны сыпаться в почту в произвольный момент времени или должны аккуратно сортироваться. Для этого можно, например, зафиксировать определенный формат заголовков и настроить правила в Outlook.

Как же выглядит работа в таком случае? Когда человек приступает к работе над проектом (или погружается в определенную область деятельности), он смотрит на список проектных задач и работает над ним. Как правило, временной модуль эффективной работы не превышает 1-2 часа. В конце модуля человек заглядывает в список мелких задач и опять же единовременно, без переключений и бессмысленных затрат времени выполняет накопившуюся "мелочь", затрачивая на задачу те самые искомые "5 минут". Таким образом, человек единовременно инвестирует время на погружение в контекст проекта и не тратит его попусту. В итоге, получается, что все счастливы: сотрудник показывает свой профессионализм и повышает внутреннюю мотивацию, раскидывая задачи почем зря, менеджер получает превосходную отдачу от человека, а компания, естественно, получает прибыль, в том числе и от скорости выполнения задач, которая в данном случае интегрально очень сильно повышается.

Хочется дать еще один совет. Если у Вас есть начальник, которому не удается привить подобный подход к делу, не ждите милости от природы. Возьмите дело в свои руки. Вы же точно знаете к какой категории относится та или иная задача, даже не углубляясь в нее. Если вам пришло письмо без пометки "очень срочно", просто промаркируйте его определенной категорией с названием проекта. Или перенесите задачу в отдельную папку. Или еще как-либо отсортируйте. Метод зависит от удобства работы, принятых процедур и системы управления проектами. Когда Вы приступите к работе над этим проектом, просто раскройте категорию. И увидите полный список своих задач по этому проекту. Мелкие задачи при этом нужно маркировать отдельной категорией. Например, "Проект.мелочь". Очень помогает жить.

Ваша эффективность, и эффективность Ваших сотрудников стоит того, чтобы потратить немного времени на систему. Оно вернется Вам сторицей.

Берегите время - это единственный ресурс, который действительно невосполним.

И будет Вам счастье!

Комментариев нет:

Отправить комментарий

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...